การเก็บรักษาใบบันทึกเวลาของพนักงาน ใบลงเวลาพนักงาน. คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการจัดระเบียบการจับเวลา

ในบทความนี้คุณจะพบกับ:

• คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการกรอกใบบันทึกเวลา
• ตัวอย่างใบลงเวลา

การดูแลใบบันทึกเวลาเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างที่กำหนดไว้ในมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ต้องเก็บใบบันทึกเวลา T 12 ไว้สำหรับพนักงานแต่ละคนโดยระบุเวลาทำงานจริง สำหรับการใช้งานนี้:

• ใบบันทึกเวลา T 12;
• ใบบันทึกเวลา T 13

คุณสามารถใช้แบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1 หรือแบบฟอร์มที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระ

บัตรรายงานมีไว้เพื่ออะไร?

จำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลาเพื่อ:

• คำนึงถึงรายวันว่าพนักงานใช้เวลาทำงานอย่างไรไม่ว่าจะปฏิบัติตามตารางการทำงานที่กำหนดหรือไม่
• รับข้อมูลชั่วโมงทำงาน
• คำนวณเงินเดือน
• รวบรวมรายงานทางสถิติด้านแรงงานให้กับหน่วยงานทางสถิติ

สองวิธีในการเก็บใบบันทึกเวลา

สามารถรักษาใบบันทึกเวลาและการคำนวณค่าจ้างได้โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี:

1) วิธีการลงทะเบียนการเข้างานและการขาดงานอย่างต่อเนื่อง ใช้สำหรับบันทึกเวลาทำงานสะสม โดยจำนวนชั่วโมงทำงานแตกต่างกันไป

2) วิธีการบันทึกการเบี่ยงเบน (การไม่มาปรากฏตัว การล่าช้า การล่วงเวลา และอื่นๆ) วิธีการนี้ใช้เมื่อความยาวของวันทำงาน (กะ) คงที่

ตัวอย่างใบบันทึกเวลา

บัตรรายงานจะรวบรวมเป็นชุดเดียว เมื่อถึงสิ้นเดือน บัตรรายงานที่กรอกเรียบร้อยแล้วจะต้องลงนามโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อคำนวณเงินเดือน

ตามกฎแล้ว ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานของแต่ละหน่วยโครงสร้าง ในงานของคุณคุณสามารถใช้ทั้งใบบันทึกเวลา T 12 และใบบันทึกเวลา T 13 ใบบันทึกเวลา T 13 ใช้สำหรับการประมวลผลการบัญชีข้อมูลอัตโนมัติ

ใครเป็นคนเก็บใบบันทึกเวลา.

โดยปกติการกรอกใบบันทึกเวลาจะกำหนดให้กับบุคคลที่ได้รับอนุญาต เขาวาดบัตรรายงานเป็นสำเนาเดียว มอบให้หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล และส่งไปยังแผนกบัญชี ตามข้อมูลในไทม์ชีท ค่าจ้างพนักงานจะถูกคำนวณและชำระ

บ่อยครั้งที่ความรับผิดชอบในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาถูกกำหนดให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล นักบัญชี หรือหัวหน้าแผนกโครงสร้าง นอกเหนือจากหน้าที่หลักของพวกเขา

การกำหนดอะไรที่ใช้ในการกรอกใบบันทึกเวลา?

เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาคุณสามารถใช้ทั้งรหัสตัวอักษรและดิจิทัลรายการที่ระบุไว้ในหน้าชื่อเรื่องของแบบฟอร์มรวมหมายเลข T-12 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ลำดับที่ 1.

การกำหนดต่อไปนี้มักใช้ในใบบันทึกเวลา:

ฉันเป็นคนทำงานตอนกลางวัน

B – วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์

N – ทำงานตอนกลางคืน

PB – ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์

C – งานล่วงเวลา

B – การลาป่วย (ระยะเวลาที่ไม่สามารถทำงานได้ชั่วคราว)

K – การเดินทางเพื่อธุรกิจ;

OT – การลาโดยได้รับค่าจ้างรายปี

OZ – ลาออกโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

คุณ – ลาเรียน

รหัสการขาดงานด้วยเหตุผลในบัตรรายงานจะมีเครื่องหมายรหัสตัวอักษร "NN" (ไม่ปรากฏโดยไม่ทราบสาเหตุ) หรือรหัสดิจิทัล "30"

สัญลักษณ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับระบุช่วงเวลาใด ๆ (เช่นการพักให้อาหารเด็กตามส่วนที่ 4 ของมาตรา 258 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) อาจไม่เพียงพอ ในกรณีนี้องค์กรมีสิทธิ์ออกคำสั่งให้แนะนำสัญลักษณ์เพิ่มเติมด้วยรหัสตัวอักษรหรือดิจิทัล (ขั้นตอนการใช้เอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบรวมซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20)

วิธีเก็บ Timesheets โดยไม่มีข้อผิดพลาด

การกรอกใบบันทึกเวลาดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ในทางปฏิบัติเกิดข้อผิดพลาดต่อไปนี้:

• ระบุเฉพาะนามสกุลและชื่อย่อของพนักงานโดยไม่ระบุตำแหน่ง
• วันหยุดที่ไม่ทำงานให้ถือเป็นวันทำงาน
• ในวันก่อนวันหยุดชั่วโมงทำงานจะลดลง 1 ชั่วโมง เช่น แทนที่จะเป็น 7 ชั่วโมง 8

คุณสามารถดาวน์โหลดและกรอกแบบฟอร์ม T-12 แบบรวมโดยไม่มีข้อผิดพลาดได้ฟรีในบริการบัญชีออนไลน์ "My Business" โดยก่อนหน้านี้ได้ลงทะเบียนในบริการโดยใช้ . แบบฟอร์มทั้งหมดที่นำเสนอในบริการได้รับการอัปเดตเป็นประจำและสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมด

วิธีเก็บใบบันทึกเวลาสำหรับคนทำงานพาร์ทไทม์

เวลาทำงานจริงของพนักงานพาร์ทไทม์จะถูกระบุไว้ในใบบันทึกเวลา ระยะเวลา (เป็นชั่วโมงและนาที) ระบุไว้ในบรรทัดล่างสุด (คอลัมน์ 4 และ 6) ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12 หรือในบรรทัดที่ 2 และ 4 (คอลัมน์ 4) ของแบบฟอร์มหมายเลข T-13 หากพนักงานเป็นพนักงานพาร์ทไทม์ภายใน เวลาทำงานจะแสดงแยกกันในแต่ละตำแหน่ง

วิธีทำเครื่องหมายการเดินทางเพื่อธุรกิจบนไทม์ชีท

ใบบันทึกเวลาหมายเลข T-12 ถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานคนที่สอง วันเดินทางเพื่อธุรกิจจะมีเครื่องหมายรหัสตัวอักษร “K” หรือหมายเลข “06” ชั่วโมงการทำงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจจะไม่ถูกบันทึก

ใบบันทึกเวลามีไว้สำหรับป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานขององค์กรทำงานจริง ต้องบอกว่าแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาไม่ได้บังคับอย่างเคร่งครัด - โดยหลักการแล้วสามารถกำหนดเองได้นั่นคือแต่ละองค์กรมีอิสระในการใช้แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาของตนเองหากจำเป็นเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์มนี้ได้รับการพัฒนาและแนะนำให้ใช้โดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย และเป็นที่นิยมมากกว่า

ไฟล์

ใครเป็นผู้กรอกใบบันทึกเวลา?

แบบฟอร์มนี้กรอกโดยพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลหรือโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือโดยผู้จับเวลาที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพิเศษสำหรับหน้าที่นี้ จากข้อมูลที่ป้อนผู้เชี่ยวชาญแผนกบัญชีจะคำนวณค่าจ้างและการจ่ายเงินอื่น ๆ ให้กับพนักงานขององค์กร อันที่จริงแล้ว ใบบันทึกเวลาถือเป็นเอกสารทางบัญชีที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง และในขณะที่บริษัทขนาดเล็กสามารถทำได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้มัน แต่องค์กรขนาดใหญ่จำเป็นต้องเก็บไทม์ชีทดังกล่าวไว้

ขึ้นอยู่กับระบบบันทึกบุคลากรที่ใช้ในองค์กร สามารถสร้างใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรหรือแยกกันในแต่ละแผนกก็ได้

แผ่นเวลาเป็นเอกสารปกติ กล่าวคือ จะต้องรวบรวมสำเนาใหม่ทุกเดือน ดังนั้นหมายเลขซีเรียลของแผ่นเวลาจะเท่ากับหมายเลขซีเรียลของเดือนที่ถูกสร้างขึ้น ระยะเวลาเตรียมใบบันทึกเวลาครอบคลุมทุกวันของเดือน

คุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตามหลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้วก็ยังต้องพิมพ์เพื่อลงนามของผู้รับผิดชอบ

แบบฟอร์ม T-13 คุณสมบัติรูปร่าง

เริ่มจากแบบฟอร์ม T-13 ซึ่งตอนนี้ใช้บ่อยมากขึ้นในการดูแลรักษาใบบันทึกเวลา

แบบฟอร์มรวม T-13 หรือใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่รู้จักกันดีในหมู่พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล นี่ไม่ใช่วิธีเดียว แต่เป็นวิธีมาตรฐานที่สุดในการคำนวณชั่วโมงทำงาน หากคุณเก็บบันทึกด้วยตนเอง คุณควรใช้แบบฟอร์ม T-12

Timesheets เป็นเครื่องมือทั่วไปในการติดตามการเข้าร่วมของพนักงาน แบบฟอร์ม T-13 ช่วยให้คุณบันทึกรายละเอียดถึงสาเหตุของการขาดงาน รวมถึงการลาของนักเรียนระหว่างภาคการศึกษา การฝึกอบรมขั้นสูง และการลาทุพพลภาพหลายประเภท ระยะเวลาในการจัดทำเอกสารให้แล้วเสร็จอาจน้อยกว่า 31 วัน

T-13 ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้าง

รูปแบบการกรอกใบบันทึกเวลาการทำงานใน T-13

ต่างจากตารางเนื้อหาที่คล้ายกันโดยพลการ T-13 มีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรรวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและ OKPO ป้อนหมายเลขเอกสารตามข้อกำหนดภายในสำหรับการบำรุงรักษาไทม์ชีท

ชื่อแผนกก็แสดงที่ด้านบนด้วย ต้องจำไว้ว่าหัวหน้าแผนกนี้ (แม้ว่าการกรอกใบบันทึกเวลาจะไม่ใช่ความรับผิดชอบของตนก็ตาม) จะต้องลงนามในแบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วน

คำสั่งของพนักงานจะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ ส่วนใหญ่มักจะพบการเรียงลำดับตามตัวอักษรดังในตัวอย่างของเรา แต่มีตัวเลือกในการจัดเรียงตามหมายเลขบุคลากรได้ (คอลัมน์ 3)

ในคอลัมน์ 4 เราใส่เครื่องหมายตามวัน:

ฉัน— (เข้าร่วมประชุม) วันทำงาน
ใน- วันหยุด
จาก- วันหยุด,
รป– การเข้าร่วมในวันหยุด (ทำงาน)
ถึง- การเดินทางเพื่อธุรกิจ,
พีซี- การฝึกอบรม,
ยู- ลาเรียนด้วยการโทรจากสถาบันการศึกษา
บี- ลาป่วยด้วยการลาป่วย
ต- ลาป่วยโดยไม่ได้รับค่าตอบแทนโดยไม่ต้องลาป่วย

ใต้เครื่องหมาย I เราระบุจำนวนชั่วโมงทำงานในวันนั้น ในคอลัมน์ 5 เราจะสรุปจำนวน I ในบรรทัดและจำนวนชั่วโมง เราได้ 4 ค่าสำหรับ 2 ครึ่งของเดือน ในคอลัมน์ 6 เราจะสรุปค่าและรับตัวเลขสุดท้ายของงานประจำเดือนนั้น

จำนวนชั่วโมงสำหรับ B, OT, K, B และกรณีอื่นๆ ไม่ได้ระบุไว้ในคอลัมน์ที่สี่ สำหรับสิ่งนี้มีคอลัมน์ 10-13

การบัญชีการลาป่วย ลาพักร้อน หรือลางานด้วยเหตุผลอื่น

รหัสการกำหนดอาจแตกต่างกัน (เช่น ตัวเลข) ไม่มีรูปแบบเฉพาะที่กฎหมายกำหนด

สัญลักษณ์ X แสดงว่าเราไม่ได้คำนึงถึงวันนี้ เพื่อความสะดวก เดือนจะแบ่งออกเป็นสองบรรทัดโดยมีค่าไม่เท่ากัน สำหรับเดือนที่มี 30 วัน (เช่น พฤศจิกายน คอลัมน์จะมีลักษณะดังนี้ (เพื่อความสะดวก หมายเลข 31 ที่ “ไม่มีอยู่” จะถูกเน้นด้วยสีแดง)

T-13 สำหรับเดือนพฤศจิกายน

โดยการเปรียบเทียบ T-13 จะถูกกรอกสำหรับการเยี่ยมชมในเดือนกุมภาพันธ์

คอลัมน์ 7-9 ระบุรหัสการชำระเงิน จำนวนวัน และประเภทการเรียกเก็บเงิน ตัวอย่างของเราใช้รหัสต่อไปนี้:

• 2000 - วันทำงานทั่วไป
• 2300 – ลาป่วย (สวัสดิการกรณีทุพพลภาพ)
• 2012 - วันหยุด.

ทางเลือกอื่น

องค์กรบางแห่งอนุมัติใบบันทึกเวลาเวอร์ชันที่เรียบง่ายเล็กน้อยโดยไม่ต้องให้รายละเอียดถึงสาเหตุของการละเว้น คอลัมน์ 4 ระบุเพียง 2 รหัส:

• ฉัน- วันทำงาน,
• เอ็น- วันที่ไม่ได้ทำงาน

วิธีนี้อาจไม่สะดวกเพราะไม่ได้บันทึกการลาป่วย

กรณีพิเศษ

1. จะกรอก T-13 สำหรับพนักงานที่เข้าร่วมการประชุมและกิจกรรมการฝึกอบรมอื่น ๆ ได้อย่างไร?

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งขององค์กร วันเหล่านี้สามารถนับเป็นวันทำงาน (I) หรือเป็นการฝึกอบรมขั้นสูง (PC) อัตราการจ่ายอาจแตกต่างกันไป

2. รหัสที่ฉันมีค่ามากกว่า 8 ชั่วโมงได้ไหม

ใช่. บางทีหากมีคำสั่งพิเศษเกี่ยวกับการขยายเวลาทำงาน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาสามารถทำเครื่องหมายด้วยสัญลักษณ์ C

3. บัตรรายงาน T-12 และ T-13 แตกต่างกันอย่างไร?

แบบฟอร์มแรกคือแบบฟอร์มการเข้างานด้วยตนเอง ประการที่สองคืออิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันแผนกบัญชีหลายแห่งเปลี่ยนมาใช้ T-13 เนื่องจากสามารถรวบรวมได้โดยอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรมพิเศษ

แบบฟอร์ม T-12

ก่อนอื่น เช่นเดียวกับในเอกสารบันทึกบุคลากรอื่น ๆ คุณต้องป้อนรายละเอียดขององค์กรลงในไทม์ชีทก่อน: ชื่อเต็มที่ระบุรหัส OKPO (ต้องนำมาจากเอกสารการลงทะเบียน) สถานะองค์กรและกฎหมาย (IP, LLC, CJSC, JSC) รวมถึงหน่วยโครงสร้าง (แผนก) ซึ่งใบบันทึกเวลานี้ได้รับการเก็บรักษาไว้ (หากจำเป็น)

จากนั้นคุณจะต้องป้อนหมายเลขเอกสารสำหรับการรับส่งเอกสารภายในในคอลัมน์ที่เหมาะสมและระบุระยะเวลาการรายงานที่แผ่นเวลานี้คำนึงถึงด้วย

รหัสตัวเลขและตัวอักษรในใบบันทึกเวลา

ส่วนนี้ของใบบันทึกเวลาประกอบด้วยรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่ใช้ในการกรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับพนักงาน รวมถึงการถอดรหัส จะต้องป้อนในส่วนหลักของใบบันทึกเวลาเพื่อสะท้อนระยะเวลาที่พนักงานคนใดคนหนึ่งหรือคนอื่นใช้ในที่ทำงานโดยย่อและชัดเจน รวมถึงสาเหตุของการขาดงาน หากผู้เชี่ยวชาญแผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องป้อนรหัสเพิ่มเติมลงในแบบฟอร์มใบบันทึกเวลานี้ พวกเขาสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระและป้อนลงในตารางนี้

บันทึกเวลาการทำงานใน T-12

ส่วนนี้ในใบบันทึกเวลาเป็นส่วนหลัก - เป็นส่วนที่ใช้ติดตามเวลาทำงาน ขั้นแรกคุณต้องป้อนหมายเลขซีเรียลของพนักงานในคอลัมน์แรกของส่วนนี้ จากนั้นในส่วนที่สอง - ชื่อเต็มของเขา (ควรเป็นชื่อเต็มและนามสกุลของเขาเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและข้อผิดพลาด) ในคอลัมน์ที่สาม คุณต้องใส่หมายเลขบุคลากรของพนักงานที่ได้รับมอบหมายระหว่างการจ้างงาน (เป็นรายบุคคลและไม่เคยซ้ำ)

สำหรับพนักงานแต่ละคน ใบบันทึกเวลาจะมีสองบรรทัด - ประกอบด้วยข้อมูลที่เข้ารหัสเกี่ยวกับการปรากฏตัวหรือลางานในที่ทำงานในแต่ละวันตามปฏิทินของเดือน นอกจากนี้จำเป็นต้องระบุสาเหตุของการขาดงานทันทีหากมีการกำหนดไว้

เหตุผลระบุไว้ในบรรทัดบนสุดตรงข้ามชื่อเต็มของพนักงาน และในบรรทัดล่างสุดคือจำนวนชั่วโมงทำงานจริง และหากพนักงานไม่ปรากฏตัวในที่ทำงาน เซลล์ด้านล่างสามารถเว้นว่างไว้ได้

ขั้นตอนต่อไปคือการคำนวณจำนวนชั่วโมงและวันทั้งหมดที่ทำงานจริงในช่วงสองสัปดาห์และที่ส่วนท้ายของตาราง - ผลลัพธ์ของการคำนวณสำหรับเดือน

ในกรณีนี้ คุณควรตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าจำนวนวันตามปฏิทินทั้งหมดในหนึ่งเดือนตรงกับจำนวนวันทำงาน วันหยุดสุดสัปดาห์ และวันหยุดที่ระบุไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน

ควรกล่าวว่าบางครั้งผู้ที่รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลาจะป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวันที่พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงานเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดด้านบุคลากรและการบัญชี ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้ใช้

วันที่และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

หลังจากกรอกใบบันทึกเวลาแล้วพนักงานที่รับผิดชอบจะต้องระบุตำแหน่งของเขารวมทั้งใส่ลายเซ็นลงในเซลล์ที่เหมาะสมซึ่งจะต้องถอดรหัส บัตรรายงานจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือผู้อำนวยการขององค์กร - รวมถึงระบุตำแหน่งและลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องใส่คือวันที่ในการกรอกใบบันทึกเวลา

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้บริหารสูงสุด
OJSC "บริษัท"
____________ พี.พี. เปตรอฟ

"___"___________ ช.

คำแนะนำในการบันทึกการใช้เวลาทำงาน

1. บทบัญญัติทั่วไป

1. ในการบันทึกการใช้เวลาทำงาน จะใช้แบบฟอร์มรวม Time Sheet T-13
2. ใบบันทึกเวลาจะใช้เพื่อรับข้อมูลเวลาทำงาน คำนวณค่าจ้าง รวบรวมการรายงานทางสถิติ และติดตามการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานที่กำหนดของพนักงาน
3. ผู้รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลา (ต่อไปนี้จะเรียกว่าใบบันทึกเวลา) คือผู้ตรวจสอบบุคลากรของแผนกบุคคล (สำหรับแผนกที่มีผู้ตรวจสอบเต็มเวลา) ในแผนกที่ไม่มีผู้ตรวจสอบบุคลากรเต็มเวลา ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาคือพนักงานของแผนกที่ได้รับมอบหมายความรับผิดชอบนี้ตามคำสั่งขององค์กร
4. ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาไม่อยู่ชั่วคราว หัวหน้าหน่วยโครงสร้างจะกำหนดพนักงานที่รับผิดชอบชั่วคราวในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาตามลำดับที่เกี่ยวข้องสำหรับหน่วย หัวหน้าหน่วยโครงสร้างจะต้องส่งสำเนาคำสั่งไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลภายใน 2 วัน ในกรณีที่ไม่มีคำสั่งนี้ในแผนกทรัพยากรบุคคล ความรับผิดชอบในการบันทึกชั่วโมงการทำงานและการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาจะตกเป็นของหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง
5. ผู้รับผิดชอบด้านความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่กรอกลงในใบบันทึกเวลาเกี่ยวกับระยะเวลาการทำงานของบุคลากรในระหว่างวันทำงาน (ตามเวลาทำการของแผนกที่เกี่ยวข้อง: ตั้งแต่ 7-30 ถึง 16-00 น. จาก 8 -00 ถึง 17-00 เป็นต้น) ดูแลใบบันทึกเวลาในแผนก หัวหน้าหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีหน้าที่รับผิดชอบในความถูกต้องและเชื่อถือได้ของการบันทึกชั่วโมงการทำงานที่เกินกว่าชั่วโมงทำงานปกติ (ล่วงเวลา วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดนักขัตฤกษ์)
6. ใบบันทึกเวลาจะกรอกเป็นสำเนาเดียวและเป็นเอกสารหลักตามการคำนวณค่าจ้างและชำระค่าทุนการศึกษาของนักเรียน ใบบันทึกเวลาที่กรอกครบถ้วนและลงนามแล้ว พร้อมด้วยเอกสารประกอบ (บันทึก ใบนำส่งสินค้า ฯลฯ) จะถูกเก็บไว้โดยผู้ตรวจสอบทรัพยากรบุคคลหรือโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาในแผนกเป็นเวลา 1 ปี (สำหรับแผนกการจัดการโรงงาน - ใน สำนักบัญชีบุคลากร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล)

2 กฎสำหรับการกรอกใบบันทึกเวลา

1. การใช้เวลาทำงานจะถูกบันทึกลงในใบบันทึกเวลาโดยบันทึกการเข้างานและการขาดงานในแต่ละวันอย่างต่อเนื่องและเวลาทำงานจริง
2. เพื่อสะท้อนถึงการใช้เวลาทำงานในแต่ละวันในใบบันทึกเวลา (ในรูปแบบ T-13 คอลัมน์ 3) มีการจัดสรรสองบรรทัด - บรรทัดหนึ่งสำหรับทำเครื่องหมายสัญลักษณ์ประเภทเวลาทำงานที่ใช้และอีกบรรทัดสำหรับบันทึก จำนวนชั่วโมงสำหรับพวกเขา ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกป้อนอย่างชัดเจนและเฉพาะในคอลัมน์ที่เหมาะสมของตารางเท่านั้น
3. ในบรรทัดสัญลักษณ์ต้นทุนเวลาทำงานต้องเขียนสัญลักษณ์ให้สอดคล้องกับใบสมัคร
4. หมายเหตุในบัตรรายงานเกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงาน, เวลาทำงานจริง, การทำงานล่วงเวลาหรือการเบี่ยงเบนอื่นใดจากสภาพการทำงานปกติจะต้องจัดทำตามเอกสารที่จัดทำขึ้นตามนั้นเท่านั้น (หนังสือรับรองการไร้ความสามารถสำหรับ งาน, บันทึกจากหัวหน้าแผนก, หัวหน้าแผนกเกี่ยวกับการไปทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์, ค่าล่วงเวลา, การสมัคร ฯลฯ)
5. ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ หากพนักงานไม่ปรากฏตัวและไม่สามารถระบุสาเหตุของการขาดงานได้อย่างถูกต้อง (ไม่ได้ส่งการลาป่วย ฯลฯ ) ในใบบันทึกเวลาในบรรทัดสัญลักษณ์ด้วยดินสอจนกว่าจะมีการชี้แจงสาเหตุของการขาดงาน อนุญาตให้ป้อนเครื่องหมาย "·" ในบรรทัดสำหรับบันทึกจำนวนชั่วโมงทำงาน - เส้นประ ก่อนส่งบัตรรายงาน (ณ สิ้นเดือน) จะต้องแทนที่เครื่องหมาย "·" ทั้งหมดด้วยเหตุผลของรหัสการขาดงาน หรือต้องป้อนรหัส NN (ไม่ทราบสาเหตุที่ขาดงาน)
6. เวลาพัก. ในกรณีที่พนักงานไม่อยู่เนื่องจากการหยุดเวลา (เต็มวัน) สำหรับเวลาทำงานก่อนหน้านี้ ในวันที่ขาดงานในใบบันทึกเวลา รหัส "NV" (วันหยุดที่ไม่ได้รับค่าจ้างเพิ่มเติม) ควรปรากฏในบรรทัด สัญลักษณ์ และเส้นประตามชั่วโมงทำงาน
หากไม่ได้รับสิทธิ์หยุดทั้งวันทำงาน (สำหรับส่วนหนึ่งของวัน ชั่วโมง) รหัส "ฉัน" ควรปรากฏในบรรทัดสัญลักษณ์บนใบบันทึกเวลา และชั่วโมงทำงานจริงในวันที่กำหนดควรระบุไว้ใน ชั่วโมงทำงาน พื้นฐานสำหรับการอนุญาตให้ลาหยุดและรายการที่เกี่ยวข้องในใบบันทึกเวลาคือแอปพลิเคชันจากพนักงานที่ระบุว่าเมื่อใด (วันที่) อนุญาตให้ลาหยุดและเวลาทำงานก่อนหน้าใด ใบสมัครจะต้องได้รับการรับรองจากหัวหน้าหน่วยและส่ง ให้แก่พนักงานตรวจบุคคลหรือผู้รับผิดชอบดูแลรักษาใบลงเวลา
7. ในกรณีอื่น ๆ เมื่อหัวหน้าหน่วยตัดสินใจที่จะจัดเวลาพักเพิ่มเติมให้กับพนักงานที่ทำงานต่อในเวลาอื่น "ฉัน" จะถูกป้อนลงในบัตรรายงาน (หากพนักงานทำงานอย่างน้อย 1 ชั่วโมง) และ จำนวนชั่วโมงทำงาน หรือรหัส DD (กรณีไม่มีพนักงานประจำ) พื้นฐานคือบันทึกจากหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่ระบุรายชื่อพนักงานระยะเวลาการพักผ่อนเพิ่มเติม (ทั้งวัน ชั่วโมง)
8. การบัญชีการทำงานล่วงเวลา
ในกรณีของการทำงานล่วงเวลา ให้ป้อน "I + SV" ในบรรทัดแรกของการกำหนดตัวอักษรของใบบันทึกเวลา ชั่วโมงทำงานล่วงเวลาจะถูกป้อนเพิ่มเติมจากเวลาหลักโดยมีเครื่องหมาย "+" เช่น 8+1, 8+2
พื้นฐานในการรวมข้อมูลไว้ในใบบันทึกเวลาคือรายงานอย่างเป็นทางการจากผู้จัดการโรงงาน (หัวหน้าคนงาน ผู้จัดการส่วน) พร้อมด้วยรายชื่อและข้อบ่งชี้ว่าการทำงานล่วงเวลาใช้เวลากี่ชั่วโมง
หัวหน้าหน่วยจะต้องส่งข้อมูลการทำงานล่วงเวลาไปยังบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาภายในวันถัดไป ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลามีหน้าที่ต้องป้อนข้อมูลลงในใบบันทึกเวลาเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาไม่ช้ากว่าวันถัดไปหลังจากวันที่รายงาน
หากชั่วโมงทำงานล่วงเวลาเกิน 25% ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาจะต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรรองผู้อำนวยการฝ่ายเศรษฐศาสตร์ - หัวหน้า PEO หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล

9.การบัญชีการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์

การมีส่วนร่วมของบุคลากรในการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดควรดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:
- การมีส่วนร่วมของพนักงานในการทำงานเกินระยะเวลาปกติจะดำเนินการโดยได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงาน
- คนพิการและสตรีที่มีเด็กอายุต่ำกว่าสามปีต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงสิทธิในการปฏิเสธการทำงานนอกเวลาทำงานปกติ
- ห้ามจ้างสตรีมีครรภ์หรือคนงานที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปี
— รายชื่อคนงานที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดจะต้องได้รับการตกลงกับผู้อำนวยการบริหารขององค์กรและเป็นภาคผนวกบังคับของคำสั่งการจัดงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด

หัวหน้าหน่วยจะต้องส่งสำเนารายชื่อพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดไปยังหัวหน้าแผนกบุคคลภายใน 16-30 ชั่วโมงของวันทำการก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์

การป้อนข้อมูลลงในบัตรรายงานเกี่ยวกับการทำงานในวันหยุดจะดำเนินการตามรายชื่อหัวหน้าแผนก (แบบฟอร์มในภาคผนวก 3) รายชื่อพนักงานที่ไปทำงานในช่วงสุดสัปดาห์หรือวันหยุดจะต้องโอนไปยังผู้รับผิดชอบในการดูแลรักษาใบบันทึกเวลาในวันทำการถัดไป ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลามีหน้าที่ต้องป้อนข้อมูลนี้ลงในใบบันทึกเวลาไม่ช้ากว่าวันทำการแรกหลังจากที่พนักงานลาออกในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
งานบันทึกในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดจะดำเนินการตามกฎทั่วไป (รหัส "РВ" อยู่ในบรรทัดสัญลักษณ์และจำนวนชั่วโมงทำงานอยู่ในบรรทัดล่างสุด) เพื่อความชัดเจน อนุญาตให้ไฮไลต์ทางออกในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยการวางสีแดง เขียว ฯลฯ สี
ในกรณีของการทำงานโดยมีเงื่อนไขของการหยุดเวลาในเวลาต่อมา ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาจะถูกป้อนลงในใบบันทึกเวลาในวันทำงาน (เมื่อทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดจะมีการระบุการเข้างาน) พื้นฐานคือใบสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานโดยระบุเวลา (วันที่) และจำนวนชั่วโมงที่เขาทำงานโดยมีการหยุดพักในเวลาต่อมา ใบสมัครจะต้องได้รับการรับรองจากหัวหน้าหน่วยและโอนเพื่อจัดเก็บให้กับผู้ตรวจสอบบุคลากรหรือบุคคลนั้น รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลา
การทำงานในวันหยุดจะจ่ายในอัตราเดียว (ภายในระยะเวลาการทำงานต่อเดือน) แต่จะได้รับอัตราสองเท่าหากทำงานเกินอัตรารายเดือน

10.การบัญชีงานกลางคืน
ตามกฎหมายแรงงาน (มาตรา 96 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เวลากลางคืนคือเวลาตั้งแต่ 22 โมงเช้าถึง 6 โมงเช้า ในกรณีของการทำงานกลางคืน สัญลักษณ์ "N" จะถูกวางไว้ (ในกรณีที่ทำงานกะกลางวันต่อไป "Ya+N" หรือ "N+Ya") ในบรรทัดล่างสุด - จำนวนชั่วโมงทำงาน ( ตามตัวอักษรที่กำหนด)

11. การเดินทางเพื่อธุรกิจ
ข้อมูลการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกป้อนตาม "คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการเตรียมเอกสารสำหรับการชำระค่าวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจที่องค์กร ตลอดระยะเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจ รวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์ จะมีการระบุ "K" ไว้ในบรรทัดบนสุดของการกำหนดตัวอักษร ระยะเวลาของการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกป้อนลงในใบบันทึกเวลาตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง (ใบนำส่งสินค้า, ใบรับรองการเดินทาง ฯลฯ ))

12. ภาพสะท้อนในบัตรรายงานการโอนพนักงาน
12.1 การโอนชั่วคราวภายในหน่วย
การโอนชั่วคราวภายในแผนก (การเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน) จะดำเนินการตามคำสั่งจากผู้จัดการโดยได้รับความยินยอมส่วนตัวจากพนักงานเท่านั้น ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาบนพื้นฐานของคำสั่งตามการมีอยู่จริงในที่ทำงานมีหน้าที่ต้องสะท้อนถึงการโอนพนักงานในใบบันทึกเวลาโดยการจดบันทึกเกี่ยวกับการโอนและจัดทำรายการเพิ่มเติมในใบบันทึกเวลา .
12.2 การโอนย้ายระหว่างแผนก
การโอนชั่วคราวระหว่างแผนกต่างๆ จะดำเนินการตามคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากหัวหน้าองค์กร (หรือรองผู้อำนวยการฝ่ายบริการนี้) โดยได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงาน ผู้รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลาในแผนกที่ทำการโอนมีหน้าที่ต้องจดบันทึกในใบบันทึกเวลาเกี่ยวกับการโอนของพนักงานและแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรให้หัวหน้าแผนกที่โอน เกิดจากความจำเป็นในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานที่ถูกโอนย้าย

13. เมื่อสิ้นเดือน จะต้องกรอกคอลัมน์สรุป "ทำงานเพื่อ" (วัน ชั่วโมง) และ "ไม่แสดงตัวด้วยเหตุผล" (รหัสไม่แสดง วัน (ชั่วโมง)) ลงในบัตรรายงาน
ผลรวมของวันที่ป้อนในคอลัมน์สรุปจะต้องเท่ากับจำนวนวันในเดือนที่รายงาน

14. ไม่ได้รับอนุญาต:
- การลงรายการในใบบันทึกเวลาย้อนหลัง
— เข้าสู่ตารางสัญลักษณ์ที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายการภาคผนวก A (จุด, ขีดกลาง, ตัวย่ออิสระ)
— ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ไม่ได้รับการยืนยันจากเอกสารที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกที่ไม่ระมัดระวังและอ่านไม่ออก

15. ใบบันทึกเวลาการทำงานที่กรอกเรียบร้อยแล้วจะต้องลงนามโดยผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาซึ่งเป็นหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

16. เพื่อควบคุมความถูกต้องของความสมบูรณ์ จะมีการตรวจสอบใบบันทึกเวลาทุกสัปดาห์ และหากไม่มีความคิดเห็น ให้ลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง (ลายเซ็น ใบรับรองผลการลงนาม วันที่) โดยวิศวกรสำหรับองค์กรและแรงงาน ระเบียบและรายเดือนโดยหัวหน้าสำนักบัญชีบุคลากร

3 การตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกเวลาทำงาน

1. การควบคุมความถูกต้องของการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงานลงในใบบันทึกเวลาการทำงานนั้นดำเนินการโดยพนักงาน OK และ PEO ซึ่งมีสิทธิ์ดำเนินการตรวจสอบการควบคุมเฉพาะจุดของการมีอยู่ของคนงานในที่ทำงาน (เริ่ม, สิ้นสุดงาน)
2. หากจำเป็น เมื่อติดตามการมาของคนงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยอาจมีส่วนร่วมในการตรวจสอบ (เพื่อควบคุมเวลาออกจากอาณาเขตของสถานประกอบการของคนงานตามรายชื่อคนงานที่เกี่ยวข้อง ทำงานในวันหยุดก่อนเลิกงานตามกำหนด)

4 ความรับผิดชอบ

1. เจ้าหน้าที่ตรวจสอบฝ่ายทรัพยากรบุคคลของแผนกทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลามีหน้าที่รับผิดชอบด้วยตนเองสำหรับ:
- เพื่อความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของข้อมูลที่รวมอยู่ในใบบันทึกเวลา ได้แก่: ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกะการทำงาน ตรวจสอบการมีอยู่ของคนงานในที่ทำงานเป็นการส่วนตัว
— เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดในการกรอกใบบันทึกเวลาตาม "คำแนะนำในการบันทึกการใช้เวลาทำงาน"
— สำหรับการส่งข้อมูลตรงเวลาตามเวลาทำงาน:
» ภายในวันที่ 2 ของเดือนถัดจากเดือนที่รายงาน ให้ส่งข้อมูลการเบี่ยงเบนไปยังแผนกไอทีที่จำเป็นสำหรับการคำนวณค่าจ้าง
» ภายในวันที่ 2 ของเดือนถัดจากเดือนที่รายงาน ให้ส่งสารสกัดจากใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานที่อยู่ในสถานะนักศึกษาที่จำเป็นสำหรับการคำนวณทุนนักศึกษาให้แก่วิศวกรฝึกอบรมบุคลากรของแผนกทรัพยากรบุคคล
» ภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดจากเดือนที่รายงาน ให้ส่งใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานที่ทำงานในตำแหน่งที่ให้สิทธิได้รับผลประโยชน์บำนาญพิเศษแก่สำนักบัญชีบุคลากรของแผนกบุคคล การสมัครใบบันทึกเวลาถูกจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา

2. หัวหน้าแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบ:
— เพื่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ให้ไว้เกี่ยวกับการออกและการขาดงานนอกเวลาทำงาน (การทำงานล่วงเวลา วันหยุดสุดสัปดาห์ และวันหยุด)
— เพื่อแจ้งให้ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาทราบทันทีเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนในระยะเวลาการทำงานของบุคลากรผู้ใต้บังคับบัญชา (การอนุญาตให้ทำงานให้เสร็จก่อนสิ้นสุดกะ ขัดจังหวะการทำงาน ฯลฯ )
— เพื่อจัดเตรียมรายชื่อพนักงานที่จะไปทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดอย่างทันท่วงที
— เพื่อปฏิบัติตามขั้นตอนการดึงดูดพนักงานให้มาทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดตามกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน

3. แผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมความถูกต้องของการป้อนข้อมูลลงในใบบันทึกเวลา

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล

หัวหน้า สพท

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย

กรรมการบริหาร

ผู้อำนวยการฝ่ายรักษาความปลอดภัย

มีไว้เพื่ออะไรและจะกรอกอย่างไร

เอกสารสำคัญประการหนึ่งในการบริหารงานบุคคลคือใบบันทึกเวลา

กรอกแบบฟอร์มที่ระบุโดยเกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคนหรือพนักงานขององค์กรซึ่งมีการจัดทำความสัมพันธ์ในการจ้างงานอย่างเป็นทางการ ในการทบทวนนี้ เราจะบอกวิธีกรอกเอกสารนี้และข้อมูลใดบ้างที่ควรรวมไว้ในรายงาน

ทำไมคุณต้องมีใบบันทึกเวลา?

เอกสารนี้เป็นแบบฟอร์มที่เป็นทางการ นายจ้างแต่ละรายจะกรอกข้อมูลเมื่อสิ้นเดือนตามปฏิทิน ข้อมูลที่ต้องรวมอยู่ในใบบันทึกเวลาประกอบด้วย:

• หมายเลขซีเรียลของคอลัมน์ที่ต้องกรอกสำหรับพนักงานแต่ละคน
• ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ตำแหน่ง หรือความสามารถพิเศษของเขาตามตารางการรับพนักงาน
• ทะเบียนเลขที่;
• หมายเหตุเกี่ยวกับการปรากฏตัวของพนักงานหรือไม่อยู่ในที่ทำงานในแต่ละวันของเดือนตามปฏิทิน
• จำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมดที่พลเมืองทำงานเป็นเวลาหนึ่งเดือนครึ่งเดือน

ในระดับนิติบัญญัติคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐได้อนุมัติบัตรรายงานสองรูปแบบ - หมายเลข T-12 และหมายเลข T-13 สามารถกรอกด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์

องค์กรสามารถพัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มที่ตรงตามข้อกำหนดของกระบวนการผลิตได้อย่างอิสระ แต่ในทางปฏิบัติจะใช้แบบฟอร์มที่แนะนำที่ระบุ

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

• ควบคุมการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานที่ควบคุมโดยกฎหมายหรือสัญญาจ้างงาน
• การรับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาจริงที่ใช้ในการคำนวณค่าจ้างและการจ่ายเงินบังคับอื่น ๆ
• การสร้างข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการปฏิบัติตามวินัยแรงงานในองค์กร

ใบบันทึกเวลารายเดือนเป็นหลักฐานสำคัญในการพิจารณาข้อพิพาทด้านแรงงาน - ความถูกต้องของการคำนวณและการคำนวณค่าจ้างการใช้มาตรการทางวินัยสำหรับการขาดงาน ฯลฯ หากจำเป็นสามารถขอได้ตามคำร้องขอของศาลเพื่อพิจารณาข้อพิพาทด้านแรงงานอย่างเป็นกลาง

บันทึก!

ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานและกรอกเอกสารดังกล่าวจะมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในองค์กร ตามกฎแล้ว นี่เป็นความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล

ตามการตัดสินใจของผู้จัดการ การดูแลแบบฟอร์มการบัญชีสามารถมอบให้กับบุคคลอื่นได้ (เช่น เลขานุการเสมียนสามารถจัดทำใบบันทึกเวลาในธุรกิจขนาดเล็ก)

หลังจากจัดทำไทม์ชีทรายเดือนแล้วจะต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าบริษัท

เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกโครงสร้างด้วย หากเป็นไปตามข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร เป็นพื้นฐานในการคำนวณการชำระเงินสำหรับพนักงานแต่ละคน

ฝ่ายบริหารไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมสำเนาบัตรรายงานให้พนักงานเป็นประจำทุกเดือน อย่างไรก็ตาม สามารถรับเอกสารนี้ได้เมื่อสมัครส่วนตัวจากพลเมือง

การจัดระเบียบใบบันทึกเวลา

ในการกรอกเอกสารนี้อย่างถูกต้องและเป็นกลาง จำเป็นต้องมีข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการมาทำงานของพนักงาน เหตุผลและระยะเวลาการขาดงาน ระยะเวลาลาป่วย เป็นต้น

หากองค์กรจ้างพนักงานหลายสิบ หลายร้อย หรือหลายพันคน ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจะไม่สามารถติดตามการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้

เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามวินัยด้านแรงงาน จำเป็นต้องจัดทำบันทึกเวลา สามารถดำเนินการได้ในด้านต่อไปนี้:

• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการเข้างานหรือการขาดงานของพนักงานนั้นจัดทำโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง
• องค์กรกำลังแนะนำระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบันทึกเวลาเข้าและออกจากงานและข้อมูลการลงทะเบียนจะถูกส่งไปยังฝ่ายบริการบุคลากรในช่วงเวลาหนึ่ง
• ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจะได้รับข้อมูลเบื้องต้นจากการรับส่งเอกสารภายใน - คำชี้แจงของพนักงาน คำสั่งจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง บันทึกคำอธิบาย ใบรับรองการลาป่วย ฯลฯ

บันทึก!

ตามกฎแล้วหลักการของการบันทึกเวลาทำงานได้รับการแก้ไขในพระราชบัญญัติแรงงานในท้องถิ่นซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน

เพื่อให้มั่นใจว่าได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนอย่างทันท่วงที คำสั่งทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรัฐจะถูกส่งไปยังฝ่ายบริการบุคลากร - ในการจ้างงานหรือยกเลิกสัญญาจ้าง, ให้ลาพักร้อนประจำปี, ส่งทริปธุรกิจ, ให้ลาหยุดหรือ ระยะเวลาที่เหลือโดยไม่ได้รับค่าตอบแทน ฯลฯ

เมื่อเข้าสถานที่ทำงานนอกกำหนดเวลาที่ได้รับอนุมัติ พนักงานแต่ละคนจะเขียนคำชี้แจง เนื่องจากตามใบบันทึกเวลา เขาอาจถูกเรียกเก็บเงินค่าจ้างเพิ่มขึ้น (เช่น ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์) หากองค์กรมีตารางการทำงานเป็นกะ จะใช้ขั้นตอนพิเศษสำหรับการบันทึกวันทำงาน

ปัจจุบันแบบฟอร์ม T-12 (การบันทึกเวลาทำงานด้วยตนเอง) ไม่ค่อยได้ใช้ บริษัทต่างๆ มักจะใช้แบบฟอร์ม T-13

หากองค์กรจ้างคนหลายคนเพื่อบันทึกเวลาทำงานก็เพียงพอที่จะกรอกใบบันทึกเวลาหนึ่งแผ่นเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม เนื่องจากความสะดวกของแบบฟอร์มการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ ในกรณีส่วนใหญ่จึงใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ T-13

ใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์

ในการกรอกแบบฟอร์ม T-13 ก็เพียงพอที่จะมีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์มาตรฐานแผ่นบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์จะถูกวาดขึ้นในรูปแบบของตาราง

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ขอแนะนำให้ใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พิเศษ (เช่น 1C) เนื่องจากข้อมูลในเอกสารที่กรอกแล้วจะถูกใช้โดยแผนกการเงินและแผนกอื่น ๆ ของบริษัทโดยอัตโนมัติ

การทำงานกับใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์ทำให้คุณสามารถป้อนข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งทำให้การรายงานขั้นสุดท้ายง่ายขึ้นอย่างมาก ในกรณีนี้ ข้อมูลในแต่ละคำสั่งซื้อที่ออกโดยผู้จัดการจะแสดงทุกวันในบัตรรายงานอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อสิ้นเดือนตามปฏิทิน ใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์จะถูกพิมพ์และส่งไปยังหัวหน้าองค์กรเพื่อขออนุมัติ

การจัดเก็บใบบันทึกเวลาดำเนินการโดยฝ่ายบริการบุคลากรและความถี่ในการส่งไปยังเอกสารสำคัญจะถูกกำหนดโดยการกระทำภายในขององค์กร

ในการกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ T-13 จะพิจารณาหมวดหมู่วันตามปฏิทินต่อไปนี้:

• วันทำงานจะมีเครื่องหมาย "ฉัน" (การเข้างาน)
• วันหยุดที่กำหนดจะแสดงด้วยตัวอักษร "B"
• หากพนักงานได้รับอนุญาตให้ลาตามกฎหมายจะมีการระบุ "OT" ไว้ในบัตรรายงานสำหรับวันหยุดในแต่ละวัน
• เมื่อไปทำงานในวันหยุดจะมีเครื่องหมาย "RP" ไว้
• เมื่อส่งไปทริปธุรกิจจะมีเครื่องหมาย "K" อยู่บนการ์ดรายงาน
• ในการส่งพนักงานเข้าอบรมหลักสูตรขั้นสูง จะใช้ค่า "PC"
• ระยะเวลาลาการศึกษาจะมีสัญลักษณ์ “U” กำกับไว้
• หากพนักงานมอบใบรับรองการลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างให้นายจ้างจะระบุ "B"
• เมื่อใช้วันที่ไม่สามารถทำงานได้ชั่วคราวโดยไม่มีการลาป่วยจะมีเครื่องหมาย "T"

เพื่อให้สะท้อนถึงวันทำการเต็ม ข้อมูลในการ์ดรายงานสำหรับหมวดหมู่ "ฉัน" จะถูกกรอกเป็นชั่วโมง การสะท้อนกลับเกิดขึ้นทุกครึ่งเดือน เนื่องจากจะต้องจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานตามความถี่ที่กำหนด เมื่อสิ้นเดือนจะมีการสรุปข้อมูลที่ระบุและแสดงตัวบ่งชี้โดยรวม

ในการคำนวณรายได้ แบบฟอร์ม T-13 ประกอบด้วยคอลัมน์ที่ระบุรหัสการชำระเงิน จำนวนวัน และประเภทของเงินคงค้าง ตัวอย่างเช่นมีการใช้ค่าโค้ดต่อไปนี้:

• 2000 – วันทำงานมาตรฐาน
• 2300 – เวลาที่ใช้ในการลาป่วยโดยจ่ายผลประโยชน์ทุพพลภาพชั่วคราว
• 2555 – ช่วงพักร้อน

เมื่อกรอกแบบฟอร์ม T-13 โดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ รหัสที่ระบุจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติหลังจากบันทึกเวลาทำงานสำหรับแต่ละหมวดหมู่

บันทึก!

ข้อมูลทั้งหมดจะถูกกรอก ณ วันสุดท้ายของเดือนถัดไป

ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลา

ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์ม T-12 และ T-13 แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้นเราจึงสามารถเน้นประเด็นบังคับหลักที่พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลต้องคำนึงถึง:

• บัตรรายงานแต่ละใบระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กร - ชื่อ รูปแบบทางกฎหมาย (เช่น LLC) รหัส OKPO ฯลฯ
• สำหรับแต่ละใบบันทึกเวลาจะมีการระบุรายละเอียด - หมายเลขซีเรียลของเอกสาร (โดยปกติจะเป็นวันที่ของเดือน) วันที่จัดทำระยะเวลาการรายงาน
• ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (ชื่อเต็ม ตำแหน่ง หน่วยโครงสร้าง) จะต้องสอดคล้องกับตารางการรับพนักงาน
• แม้จะมีคอลัมน์ที่แนะนำในรูปแบบ T-12 และ T-13 แต่องค์กรสามารถเสริมตารางเหล่านี้ได้อย่างอิสระโดยกฎหมายไม่ได้ห้ามสิ่งนี้

หากต้องการกรอกเอกสารให้ถูกต้องและป้อนข้อมูลทั้งหมด คุณควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญของเรา

ระยะเวลาการจัดเก็บใบบันทึกเวลาอย่างน้อย 5 ปี แต่องค์กรสามารถขยายเวลาได้อย่างอิสระ

สำหรับเอกสารการบัญชีสำหรับอุตสาหกรรมอันตรายและอุตสาหกรรมอันตราย ระยะเวลาการจัดเก็บคือ 75 ปี เนื่องจากข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อคำนวณระยะเวลาการทำงานพิเศษเมื่อเกษียณอายุได้

หากคุณมีข้อขัดแย้งกับหัวหน้าองค์กรของคุณ ทนายความของเราจะช่วยคุณแก้ไขเรื่องนี้ต่อหน้าศาล พวกเขาจะเจรจากับฝ่ายบริหาร ระบุทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับการแก้ไขสถานการณ์ที่ขัดแย้ง ตรวจสอบข้อมูลในบัญชี รับการแก้ไข ทำข้อตกลงยุติคดีโดยคำนึงถึงผลประโยชน์ของคุณ และปกป้องสิทธิ์ของคุณในการตรวจแรงงาน

บ้าน » ร้านเสริมสวย » การเก็บรักษาใบบันทึกเวลาของพนักงาน ใบลงเวลาพนักงาน. คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการจัดระเบียบการจับเวลา